自由自在に利用できる貸し会議室を利用するメリットとは?

座る女性

自社の会議室が狭いときや、大人数で作業をするときなどに使える利便性の高さが魅力の「貸し会議室」は、部屋のタイプやレイアウト、広さ、備品の種類など、利用者の用途に合わせて自由自在に選べるレンタルスペースです。

そこで今回は、貸し会議室をまだ利用したことがない方向けに、「貸し会議室を利用するメリット」や「貸し会議室をさらに有効活用する方法」についてまとめています。

貸し会議室を利用するメリットとは?

オフィスで会話する女性二人

企業内の会議や取引先との打ち合わせ、クライアントとの商談など、ビジネス目的での利用のほか、最近は個人での利用や大人数でいっしょに利用されるなど、これまで以上にさまざまな用途で貸し会議室が利用されています。
ここでは、まだ貸し会議室を利用したことがない方向けに「貸し会議室を利用するメリット」を紹介します。

部屋の広さやレイアウトが自由自在!

貸し会議室の最大のメリットは、利用者の目的や予算などに合わせて「部屋の広さやレイアウトを自由自在に選べる」ということです。

利用目的によっては、少人数の会議や打ち合わせで4~5人で利用できれば十分な場合もあります。一方、参加者が多い会合や、多くの来場者を期待しているセミナーを実施する場合は、多くの人が一度に集まっても窮屈でないくらいのスペースが必要になります。

このような利用者の用途に合わせて部屋の広さやレイアウトなどを自由自在に選ぶことができることが、貸し会議室ならではの魅力です。

クオリティーの高い会議を実施できる!

企業内の会議室の場合、できることに限りがあったり、そもそも大勢の人を迎え入れる体制が整っていなかったりすれば、参加者に満足してもらうことができず質の低い会議になってしまいます。
一方、貸し会議室であれば、会議の目的や参加者層に合わせて必要な設備を揃えたり、適切なレイアウトに変更したりということが容易です。

質が高いと人気の貸し会議室であれば、プロのコンファレンスコーディネーターが常駐していることから、利用者の目的や要望、予算などに合わせてクオリティーの高い会議を実施することができます。

また、全国から足を運んで訪れた参加者にリラックスいただける環境を整えることも、主催者としてはとても大事なことです。駅から徒歩数分で行ける立地の良さはもちろん、格式の高さが感じられる会場の雰囲気を作り出すためにも、コンファレンスコーディネーターが常駐する貸し会議室の利用をおすすめします。

備品などの手配が容易でコスト削減にも効果的!

セミナーなど、大勢の人が集まる場では、遠くまでハッキリと声が聞こえるようにマイクや音響設備が必要になりますし、資料などがあればプロジェクターに映しながらの説明が必要になります。しかし、それほど頻繁に行われるわけではないセミナーのために、高額な備品をそろえるのは手間がかかりますし、何より莫大なコストがかかってしまいます。

貸し会議室のメリットは、このような「備品などの手配が容易でコスト削減にも効果的」ということです。さまざまなタイプの貸し会議室から利用目的に合わせて自由に選ぶことができますが、それと同時にマイクなどの放送音響備品、プロジェクターなどの高額な機器も一式揃っていて、購入するよりも安い料金で利用することができます。

その他、テーブルや椅子、公演台、ホワイドボード、パーティション、レーザーポインター、卓上ライト、映像備品、通信機器、プリンターなどを目的に合わせてレンタルすることができます。

貸し会議室を利用すればセミナーを実施する度にこのような備品を準備する必要がないため、その分コストを削減できるといったメリットがあります。

会議以外でも気軽に使える便利さ!

ビジネス目的で利用されることはもちろん、最近は会議や打ち合わせ以外の理由で貸し会議室を利用される方が増えています。特に、外出することが多い方は、個人で貸し会議室を借りて空いた時間を有意義に使う工夫をしています。

また、セミナーや研修のあとに、懇親会や親睦会を行うという場合も貸し会議室が大活躍します。ケータリング会社と提携している場合、セミナーや研修で使った部屋から他の飲食店に移動することなく、その場で食事を堪能することができます。

駅近など、アクセスの良さが人気!

「アクセスの良さ」も、貸し会議室の魅力の一つです。首都圏でいえば、渋谷や新宿、品川、秋葉原、東京八重洲通り、東京丸の内、大手町、虎ノ門、浜松町、新橋、市ヶ谷など、どこからでもアクセスしやすい場所に貸し会議室が点在しています。

地方から訪れる参加者の場合、新幹線や飛行機を利用する場合もあることから、自社までわざわざ来社してもらう手間を省くためにも駅から近い場所にある貸し会議室を利用されることをおすすめします。

貸し会議室をより有効活用するための方法

会議室で話を聞く女性たち

貸し会議室といっても、会議や打ち合わせの他にもさまざまな利用方法があります。数名で利用できる小規模な貸し会議室もあれば、数十人から100名以上で利用できる規模の大きな貸し会議室もあります。
そのため、利用者の目的によって、あらゆる活用方法があることも貸し会議室の魅力です。

そこで続いては、貸し会議室をより有効活用するための方法をいくつか紹介します。

結婚式の余興の練習場所として活用

友人や同僚の結婚式で余興を担当することになったときに、案外困ってしまうのが「練習場所の確保」です。貸し会議室にはマイクはもちろん、音響設備なども充実していますし、何より広々なスペースがあるので数十人で利用しても問題なく身体を動かすことができます。
また、貸し会議室は駅から近い場所にあることが殆どなので、仕事帰りや休みの日にも通いやすいことも魅力の一つです。

忘年会や新年会などのパーティー

貸し会議室は、法人利用はもちろん、個人利用も可能です。そのため、1~2人で利用できる小さな会議室もあれば、100人以上収容できる大型スペースもあります。
ケータリングサービスをオプションで追加することも可能なため、企業で実施しているクリスマスパーティーや忘年会、新年会、さらには結婚式の二次会など、貸し会議室をさまざまなパーティースペースとして利用できます。
通常の飲食店であれば限られるプロジェクターも、貸し会議室であれば気軽に利用できるため、わざわざ個人で準備する手間やコストも省けます。

初期投資の少なく開業

手芸や絵画、陶芸、フラワーアレンジメント、それにヨガや体操などの教室やアトリエを開きたいと思っていても、賃貸物件を借りる手間やコストを考えると中々開業できないという方には貸し会議室の利用をおすすめします。
貸し会議室を利用すれば、一時的ではありますが少ない初期投資で趣味の教室やアトリエを開くことが可能です。また、友達といっしょにヨガなどのプライベートレッスンを受けたいという時にも、広々と使える貸し会議室をいっしょにレンタルすれば一人当たりの費用を安く抑えることができます。

短期限定のオフィスとして活用

貸し会議室は、起業前の準備を進める段階にある方や、短期限定の制作スペースをお探しの方にもおすすめです。今すぐにでも作業が始められるように、貸し会議室にはテーブルや椅子はもちろん、インターネット回線などもすでに設定されているので、本物のオフィスさながらのパフォーマンスを発揮することができるはずです。

まとめ

大型スクリーンが掛けられた大会議室

今回紹介したように、自社の会議室では得られないメリットが「貸し会議室」にはあります。かつてのようにビジネス目的だけでなく、時代の変化とともに勉強会やセミナー、個人であれば趣味やパーティーなど、さまざまなシチュエーションにおいて貸し会議室を利用される方が増えています。

最近は、ホテル並みの充実したサービスを得られる貸し会議室も増えています。そのため、個人利用はもちろん、大勢が集まる懇親会や規模の大きなイベントを実施しようという時には、ぜひ貸し会議室のご利用をおすすめします。